Kế toán, thanh toán và công nợ

Mở tại: Kế toán. Dành cho kế toán và người được cấp quyền tài chính. Phạm vi chứng từ, chức năng duyệt và kỳ được phép hạch toán phụ thuộc cấu hình của doanh nghiệp.

Lập và ghi sổ chứng từ#

Từ hóa đơn nháp đến ghi sổ

%% Workflow: my-pham/ke-toan
flowchart LR
 A["Lập chứng từ đúng loại"] --> B{"Thông tin và kỳ hợp lệ?"}
 B -->|Chưa| A
 B -->|Rồi| C["Ghi sổ, rà công nợ"]

1. Mở hóa đơn khách hàng, hóa đơn nhà cung cấp hoặc bút toán đúng nghiệp vụ.
2. Đối chiếu đối tác, ngày chứng từ, ngày kế toán, sổ nhật ký, điều khoản thanh toán và tiền tệ.
3. Kiểm tra số lượng, giá, tài khoản và thuế trước khi ghi sổ. Chứng từ nháp chưa có cùng ý nghĩa với chứng từ đã ghi sổ.
4. Sau khi ghi sổ, kiểm tra số chứng từ, số tiền phải thu/phải trả và liên kết với nghiệp vụ gốc.

Hóa đơn kế toán không tự chứng minh tiền đã về. Việc ghi sổ cũng không thay cho thao tác phát hành hóa đơn điện tử qua một kết nối được cấu hình riêng.

Thu, chi và đối chiếu công nợ#

Ghi nhận tiền đúng hóa đơn

%% Workflow: my-pham/ke-toan
flowchart TD
 A["Ghi nhận thu / chi thực tế"] --> B["Đối chiếu đúng hóa đơn"] --> C("Còn số dư?"):::kv-decision
 C -->|Có| D["Theo dõi công nợ còn lại"]
 C -->|Không| E["Xác nhận đã tất toán"]

Kiểm tra khoản thanh toán đã tồn tại trước khi nhập lại từ sao kê hoặc biên nhận. Thu một phần để lại số dư cần theo dõi; không đổi tổng hóa đơn để khớp với tiền khách mới trả.

Dùng sổ đối tác, bảng tuổi nợ và chứng từ liên quan để giải thích khoản còn nợ. Tiền sàn chuyển về cần đối chiếu phí/hoàn/điều chỉnh tại Kênh bán hàng trước khi ghi nhận đúng bản chất.

Sai chứng từ, hàng trả hoặc hoàn tiền#

Điều chỉnh giao dịch đã phát sinh

%% Workflow: my-pham/ke-toan
flowchart LR
 A{"Chứng từ còn nháp?"} -->|Có| B["Sửa và rà lại"]
 A -->|Đã ghi sổ| C["Đảo / điều chỉnh từ bản gốc"]
 B --> D["Đối chiếu sổ và công nợ"]
 C --> D

Với chứng từ đã ghi sổ, dùng thao tác điều chỉnh phù hợp với trạng thái và quyền; không tạo thêm một hóa đơn giống hệt để sửa tổng. Kiểm tra hàng trả, tiền hoàn và số dư sau điều chỉnh.

Ngân hàng và kiểm quỹ#

Đối soát sao kê hoặc kiểm quỹ

%% Workflow: my-pham/ke-toan
flowchart LR
 A{"Nguồn đối chiếu?"} -->|Ngân hàng| B["Rà sao kê và kỳ nhập"]
 A -->|Tiền mặt| C["Ghi số kiểm đếm thực tế"]
 B --> D["Xử lý chênh lệch rồi xác nhận"]
 C --> D

Trong nghiệp vụ ngân hàng, rà tệp/dòng nhập và các giao dịch đã có để tránh trùng. Trong kiểm quỹ, ghi số đếm thực tế, đọc chênh lệch và nguyên nhân trước khi đóng. Chuyển người có thẩm quyền xử lý nếu thiếu chứng từ hoặc chênh lệch chưa giải thích được.

Tài sản, chi phí và báo cáo kỳ#

Chuẩn bị số liệu báo cáo

%% Workflow: my-pham/ke-toan
flowchart TD
 A["Rà chứng từ, tài sản, chi phí"] --> B["Lập số liệu của kỳ"] --> C("Đối chiếu đúng?"):::kv-decision
 C -->|Chưa| A
 C -->|Rồi| D["Duyệt / chốt và khóa kỳ"]

Các màn tài sản/công cụ, tính giá thành, đối chiếu tài sản, báo cáo tài chính và tờ khai thuế phục vụ các nghiệp vụ được doanh nghiệp triển khai. Chọn đúng kỳ và kiểm tra trạng thái bản số liệu trước khi duyệt/chốt.

Đọc bản đã chốt khác với việc tính lại số liệu hiện tại. Khi số liệu nguồn thay đổi, rà lại bản tính và quy trình duyệt; không coi việc mở trang báo cáo là đã lập một bản mới. Chốt tờ khai trong phần mềm không đồng nghĩa đã nộp cho cơ quan tiếp nhận.

Cấu hình tài khoản, sổ nhật ký, thuế, điều khoản thanh toán, số dư đầu kỳ và khóa kỳ thuộc người có thẩm quyền. Nếu thiếu cấu hình hoặc kỳ đã khóa, chuyển kế toán phụ trách xử lý thay vì đổi ngày chứng từ tùy ý.