Thao tác trên CRM

Mở tại: CRM → Pipeline, Hồ sơ bán hàng hoặc Công việc & lịch; cấu hình ở Cấu hình (bánh răng cuối thanh ứng dụng) → CRM. Pipeline CRM do doanh nghiệp cấu hình; các giai đoạn có thể khác nhau giữa các đội.

Tạo hoặc tiếp nhận lead#

Mở CRM → Hồ sơ bán hàng rồi tạo lead. Hồ sơ cần tiêu đề và điện thoại hoặc email.

1. Khi gõ điện thoại hoặc email, khách trùng hiện ngay phía trên form. Chọn khách có sẵn để dùng lại định danh; nhu cầu mới vẫn là một hồ sơ riêng.
2. Mở từ nút Tạo lead trên trang khách hàng thì form điền sẵn khách đó và thông tin liên hệ của họ.
3. Ghi nguồn và UTM (nguồn, kênh, chiến dịch); các trường này đi theo hồ sơ vào báo cáo nguồn.
4. Ghi nhận khách đã đồng ý liên hệ trước khi gửi email hoặc Zalo.

Lead từ nguồn đã kết nối, như form website, được tiếp nhận tự động và chống trùng bằng mã sự kiện của nguồn.

Làm việc trên pipeline#

CRM → Pipeline là board: mỗi cột là một giai đoạn, xếp theo đúng thứ tự quy trình từ trái sang phải; cuộn ngang để xem hết. Mỗi cột ghi tổng giá trị và phần có trọng số. Thắng và thua là hai cột gấp ở cuối, dẫn sang danh sách hồ sơ đã đóng. Tìm theo tên, mã, khách hoặc điện thoại; lọc theo người phụ trách và đội.

Đi một thẻ qua board

%% Workflow: my-pham/crm/thao-tac
flowchart TD
 A["Thẻ ở một giai đoạn"] -->|"Kéo thẻ hoặc Chuyển giai đoạn"| B["Giai đoạn kế tiếp"]
 B -->|"Chốt kết quả, ở bất kỳ giai đoạn nào"| C{"Kết quả"}
 C -->|Thắng| D["Thành công"]
 C -->|Thua| E["Thất bại, có lý do"]
 D & E -.-> R["Quản lý mở lại, có lý do"]

• Bấm tên thẻ để xem nhanh hồ sơ bên cạnh board mà không rời trang; nút mở rộng dẫn tới hồ sơ đầy đủ. Từ ô xem nhanh có thể chốt kết quả, ghi tương tác, lên lịch hoặc chuyển giai đoạn.
• Kéo thẻ sang cột khác cũng chuyển giai đoạn. Khi kéo, chỉ những cột nhận đúng loại hồ sơ và đúng đội mới sáng lên.
• Chốt thắng hoặc thua luôn là thao tác riêng, có ghi lý do; kéo thẻ không chốt hồ sơ.

Theo dõi một hồ sơ#

Dưới tiêu đề hồ sơ là đường giai đoạn: bước có dấu ✓ là đã qua, bước tô đậm là giai đoạn hiện tại, bước xám là chưa tới. Bấm một bước để chuyển hồ sơ sang giai đoạn đó. Hồ sơ đã chốt giữ ✓ đến giai đoạn trước lúc chốt; bước cuối hiện Thành công (xanh) hoặc Thất bại (đỏ). Trên điện thoại chỉ bước hiện tại hiện tên, các bước khác thu gọn thành ✓ hoặc số thứ tự.

Ghi chú nội bộ chỉ dành cho đội ngũ; không coi ghi chú là tin nhắn đã gửi cho khách. Khi bàn giao hồ sơ, ghi rõ khách đã được tư vấn gì, báo giá nào đang chờ và lần liên hệ tiếp theo.

Báo giá và gửi cho khách#

Vòng đời hồ sơ bán hàng

%% Workflow: my-pham/crm/thao-tac
flowchart TD
 A["Lead"] -->|"Chuyển thành cơ hội"| B["Cơ hội"]
 B --> C["Báo giá"]
 C -->|"Khách chấp nhận"| D["Đơn chưa thanh toán"]
 B --> K["Chốt thắng hoặc thua, có lý do"]

Khi lead đủ điều kiện tư vấn bán, dùng Chuyển thành cơ hội, rồi lập báo giá trong tab Báo giá & đơn. Gửi báo giá mở hộp thoại chọn kênh:

• Email: gửi thật từ địa chỉ của công ty; lần gửi nằm trong lịch sử hồ sơ cùng trạng thái giao. Gửi lỗi thì thử lại.
• Zalo: bạn tự gửi qua Zalo của mình, rồi ghi nhận ở đây để hồ sơ và Bán hàng cùng thấy.
• Trao tận tay: chỉ ghi nhận, không liên hệ khách.

Email và Zalo cần cả hồ sơ lẫn khách hàng đã đồng ý liên hệ, người nhận đúng định dạng (email, hoặc số điện thoại 8–15 chữ số) và báo giá còn hạn. Màn Bán hàng dùng cùng các điều kiện đó; lần gửi làm ở Bán hàng, cũng như việc đơn được xác nhận, đang giao, đã giao hay bị hủy, đều hiện trong lịch sử hồ sơ.

Khi công ty cho phép (xem phần Cấu hình), Gắn báo giá có sẵn lấy một báo giá của cùng khách đã lập ở Bán hàng và chưa thuộc cơ hội nào.

Chốt, gộp và mở lại#

• Chốt kết quả: chọn Thành công hoặc Thất bại. Chốt thua cần lý do; có lý do yêu cầu ghi chú thêm. Lý do thua dùng cho báo cáo và cải thiện tư vấn.
• Gộp hồ sơ trùng: chỉ gộp khi cùng khách, cùng loại hồ sơ và đã xác nhận là cùng một nhu cầu. Hồ sơ đã đóng được giữ riêng.
• Mở lại hồ sơ: chỉ quản lý mở lại hồ sơ đã đóng, kèm lý do được lưu trong lịch sử.

Thắng cơ hội không có nghĩa là đơn đã được xác nhận, thanh toán hoặc giao. Đối chiếu luồng bán hàng trước khi bàn giao cho kho và chăm sóc.

Công việc và lịch#

CRM → Công việc & lịch là danh sách việc hằng ngày của đội bán hàng. Lọc theo người phụ trách và loại việc; các nhóm Quá hạn & hôm nay, 7 ngày tới, Sau đó và Tất cả việc mở có số đếm.

1. Bấm một dòng để hoàn tất việc kèm kết quả. Trong hộp thoại có Dời lịch, Hủy công việc và Mở hồ sơ.
2. Khi làm xong, ghi kết quả thay vì dời hạn liên tục, rồi lên lịch bước tiếp theo để hồ sơ không bị bỏ quên.

Quá hạn so cả ngày lẫn giờ theo múi giờ của công ty; việc chỉ có ngày đến hạn thì quá hạn khi ngày đó đã qua. Lịch tuần đếm việc còn mở theo ngày đến hạn của từng người.

Tìm, phân công và dữ liệu#

CRM → Hồ sơ bán hàng có các view Tất cả, Đang mở, Của tôi, Cần chú ý, Chốt tháng này, Thành công và Thất bại, kèm số đếm. Gõ là lọc ngay; các bộ lọc loại, người phụ trách, đội, giai đoạn, nguồn, cảnh báo và kỳ áp dụng ngay khi chọn. Sắp xếp bằng tiêu đề cột. Địa chỉ trang giữ toàn bộ bộ lọc, có thể lưu lại để dùng lần sau.

• Quản lý chọn nhiều dòng rồi Xem trước phân công. Hồ sơ đã đóng hoặc người nhận ngoài đội bị bỏ qua, có kết quả cho từng dòng.
• Với danh sách từ bảng tính, dùng CRM → Nhập lead: CSV/TSV/XLSX hoặc dán ô, tối đa 20.000 dòng mỗi lô; có quy tắc phân công, nhãn, tiến độ và hoàn tác. Xem hướng dẫn nhập lead có ảnh.
• Menu Dữ liệu trong Hồ sơ bán hàng vẫn là luồng nhập CSV/JSON cũ, tối đa 100 dòng. Không áp dụng giới hạn này cho Nhập lead theo lô. Cả hai luồng đều cần xem trước lại nếu dữ liệu thay đổi sau lần kiểm tra.
• Xuất JSON lấy toàn bộ kết quả đang lọc trong phạm vi quyền của bạn.

Nhãn hồ sơ#

Cấu hình → CRM → Nhãn hồ sơ quản lý danh mục nhãn dùng cho nhu cầu bán hàng. Chọn Hồ sơ theo nhãn để lọc theo nhãn hoặc lô nhập, đánh dấu hồ sơ rồi gắn/gỡ nhãn hàng loạt. Nhãn hồ sơ khác với nhãn khách hàng; gỡ liên kết không xóa danh mục. Xem Quản lý nhãn hồ sơ để thao tác theo ảnh và đối chiếu giới hạn, quyền, gộp/lưu trữ.

Ai thấy hồ sơ nào#

Bạn thấy hồ sơ mình phụ trách, hồ sơ chưa phân công của đội mình tham gia và mọi hồ sơ của đội mình dẫn dắt. Quyền xem cả đội mở rộng ra mọi hồ sơ của các đội đó; quyền xem cả công ty thấy tất cả. Hồ sơ chưa phân công của đội thì xem và nhận được; nhận rồi mới sửa. Không có quyền ghi thì không có lệnh sửa.

Khi sửa hồ sơ: dữ liệu sai được giữ lại và đánh dấu tại ô. Nếu người khác vừa lưu, form mở lại cùng bản nháp của bạn và yêu cầu đối chiếu phiên bản mới trước. Rời bản nháp chưa lưu cần xác nhận; mất kết nối vẫn giữ dữ liệu đã nhập để thử lại.

Cấu hình CRM#

Quản lý cấu hình tại Cấu hình → CRM (bánh răng cuối thanh ứng dụng), gồm ba mục:

Trang của một đội cho biết hồ sơ mở, hồ sơ chưa phân công, pipeline và doanh số thắng tháng này; bảng thành viên có thanh tải theo hồ sơ mở. Một người không được thêm hai lần vào cùng đội. Trọng số là tương đối; thay đổi trọng số không tự chuyển các hồ sơ đang có. Việc thêm giai đoạn CRM không thay đổi bốn trạng thái cố định của ticket chăm sóc.