Quản lý đội bán hàng

Mở tại: Cấu hình (bánh răng cuối thanh ứng dụng) → CRM → Đội & phân công (trang đội), CRM → Hồ sơ bán hàng, CRM → Tổng quan CRM.

Trưởng nhóm tốt không bán thay đội. Họ giữ cho pipeline sạch, cho mỗi người đúng lượng việc và giúp từng người sửa đúng khâu mình yếu. CRM cho trưởng nhóm số liệu để làm ba việc đó mà không phải hỏi từng người "dạo này sao rồi".

Nhịp của trưởng nhóm#

Nhịp	Việc	Màn hình
Đầu ngày	Lead chưa phân công, việc quá hạn của đội	Hồ sơ bán hàng → Cần chú ý; Công việc & lịch lọc theo từng người
Trong ngày	Giao lead thủ công (nếu đội chia thủ công), hỗ trợ cơ hội lớn	Pipeline, xem nhanh từ board
Hằng tuần	Họp pipeline 30 phút	Pipeline lọc theo đội; view Chốt tháng này
Hằng tháng	Đọc chỉ số đội, chỉnh trọng số, đề xuất sửa quy trình	Tổng quan CRM, phần Đội ngũ; trang đội

Họp pipeline hằng tuần#

Buổi họp không đọc lại số liệu ai cũng xem được. Nó xử lý từng hồ sơ cần quyết định. Chương trình gợi ý trong 30 phút:

1. Hồ sơ treo (10 phút). Lọc cờ Trễ ngày chốt và Đứng yên quá lâu. Với từng hồ sơ: còn khả năng không? Có thì đặt bước tiếp theo và ngày chốt mới ngay trong buổi họp; không thì chốt thua với lý do.
2. Chốt tháng này (10 phút). View Chốt tháng này, sắp theo giá trị. Năm cơ hội lớn nhất: người phụ trách nói bước tiếp theo, rủi ro, cần ai hỗ trợ.
3. Học từ tuần trước (10 phút). Một hồ sơ thắng và một hồ sơ thua đáng học: điều gì đã làm khác đi.

Sau buổi họp, mọi hồ sơ đã thảo luận phải có bước tiếp theo hoặc đã đóng.

Kèm cặp bằng số liệu#

Phần Đội ngũ của Tổng quan CRM cho mỗi nhân viên số cơ hội mở, chốt được và mất trong kỳ; nó cố ý không tạo điểm xếp hạng tổng hợp. Để đọc sâu hơn, lọc Hồ sơ bán hàng theo Phụ trách cùng Tạo trong kỳ hoặc Đóng trong kỳ. Đọc từng người theo phễu để thấy họ yếu ở khâu nào:

Dấu hiệu	Khâu yếu	Kèm cặp
Nhiều lead, ít thành cơ hội	Liên hệ lần đầu, khai thác nhu cầu	Nghe lại cuộc gọi; bộ câu hỏi về loại da, vấn đề, ngân sách
Nhiều cơ hội, tỷ lệ chốt thấp	Tư vấn, xử lý từ chối	Đọc lý do mất của người đó; luyện xử lý "đắt quá"
Tỷ lệ chốt cao, giá trị thấp	Đề xuất routine	Luyện báo giá hai phương án
Nhiều việc quá hạn	Quá tải hoặc thiếu kỷ luật	Xem thanh tải; giảm trọng số hoặc kèm cách quản lý ngày
Chu kỳ bán dài	Theo dõi sau báo giá	Quy ước hỏi lại trong 48 giờ

So một người với chính họ tháng trước trước khi so với người khác. Mỗi tháng chỉ kèm một khâu.

Cân tải giữa thành viên#

Trang đội cho biết hồ sơ mở, hồ sơ chưa phân công, pipeline và doanh số thắng tháng này của đội; bấm một chỉ số để mở danh sách tương ứng. Bảng thành viên có thanh tải theo hồ sơ mở hiện tại.

• Trọng số là tương đối: người trọng số 2 nhận khoảng gấp đôi người trọng số 1 khi đội chia theo tải. Đổi trọng số không chuyển các hồ sơ đang có.
• Người mới: bắt đầu trọng số thấp, tăng dần khi tỷ lệ chuyển đổi của họ ổn.
• Người giỏi nhất không nhất thiết nhận nhiều nhất: dùng quy tắc phân công với điểm tối thiểu để họ nhận lead giá trị cao, thay vì nhận thêm lead thường.
• Một người không thể được thêm hai lần vào cùng đội.

Khi có người nghỉ#

1. Đặt thành viên ngưng hoạt động trên trang đội để họ không được chia lead mới.
2. Lọc Hồ sơ bán hàng theo Phụ trách là người đó, view Đang mở.
3. Chọn các dòng rồi Xem trước phân công; kiểm kết quả từng dòng rồi xác nhận. Hồ sơ đã đóng giữ nguyên người phụ trách lúc đóng.
4. Người nhận đọc ghi chú nội bộ và lịch sử trước khi liên hệ khách, để khách không phải kể lại từ đầu.

Kết quả của hồ sơ được ghi cho người phụ trách tại thời điểm đóng. Phân công lại hồ sơ đang mở thì thành tích chốt sau đó thuộc người mới.

Phân quyền#

Mỗi người có ba phạm vi riêng: xem, sửa và phân công, ở mức của mình, của đội hoặc cả công ty. Gợi ý:

Vai trò	Xem	Sửa	Phân công
Nhân viên tư vấn	Của mình (cộng hồ sơ chưa phân công của đội để nhận)	Của mình	Không
Trưởng nhóm	Của đội	Của đội	Của đội
Quản lý kinh doanh	Cả công ty	Cả công ty	Cả công ty

Trưởng nhóm luôn thấy mọi hồ sơ của đội mình dẫn dắt. Chỉ quản lý sửa cấu hình CRM và mở lại hồ sơ đã đóng.

Khi cần đổi quy trình#

Đề xuất thay đổi giai đoạn, lý do thua hoặc quy tắc phân công dựa trên số liệu ít nhất một tháng. Sau khi đổi, xem bảng Mô phỏng phân công trong tab Đội & phân công và thông báo cho đội trước buổi họp kế tiếp. Xem Thiết kế pipeline và Tiếp nhận và phân công lead.