Lưu ý pháp lý: Bài viết cập nhật đến ngày 01/08/2026, không phải ý kiến quyết định doanh nghiệp đủ điều kiện miễn, giảm hay tạm dừng. Đơn vị cần thực hiện theo thủ tục và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Luật Công đoàn số 50/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, tiếp tục quy định kinh phí công đoàn do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các đơn vị thuộc phạm vi đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Điểm mới đáng chú ý là cơ chế xem xét miễn, giảm hoặc tạm dừng trong một số hoàn cảnh khó khăn.
1. Phân biệt kinh phí công đoàn và đoàn phí
Hai khoản dễ bị gọi chung nhưng khác chủ thể:
- Kinh phí công đoàn: nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo phạm vi luật định; cơ sở tính là quỹ lương đóng BHXH bắt buộc.
- Đoàn phí công đoàn: gắn với đoàn viên và quy định của tổ chức công đoàn.
Doanh nghiệp không nên lấy việc “chưa thành lập công đoàn cơ sở” để tự kết luận không phải tính kinh phí. Bộ phận payroll cần tách hai mã khoản và đối tượng theo dõi.
2. Cách lập cơ sở tính 2%
Ví dụ trong tháng, tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của những người thuộc phạm vi là 600 triệu đồng. Kinh phí minh họa:
600.000.000 × 2% = 12.000.000 đồng
Cơ sở không phải tổng tiền thực nhận và cũng không phải toàn bộ chi phí nhân sự. Để đối chiếu, doanh nghiệp nên đi từ danh sách đóng BHXH theo từng người rồi cộng lại, thay vì nhập một tổng quỹ lương thủ công.
Các biến động cần kiểm soát gồm tăng/giảm lao động, điều chỉnh tiền lương truy hồi, tháng nghỉ không đóng và kết quả thanh tra/truy thu BHXH.
3. Khi nào được xem xét miễn?
Doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể, phá sản theo pháp luật có thể được xem xét miễn số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng.
“Được xem xét” không có nghĩa tự xóa công nợ khi nội bộ quyết định ngừng hoạt động. Kế toán cần giữ số phải trả cho đến khi có căn cứ/ quyết định phù hợp; hồ sơ giải thể, phá sản và xác nhận nghĩa vụ phải thống nhất.
4. Khi nào được xem xét giảm?
Đơn vị gặp khó khăn vì lý do kinh tế hoặc bất khả kháng có thể được xem xét giảm mức đóng. Để chuẩn bị hồ sơ, nên lượng hóa:
- Doanh thu, đơn hàng, dòng tiền và khả năng thanh toán qua các kỳ.
- Sự kiện bất khả kháng và quan hệ trực tiếp với khó khăn tài chính.
- Biện pháp doanh nghiệp đã thực hiện để duy trì việc làm.
- Quỹ lương, số lao động và số kinh phí phát sinh.
- Thời gian đề nghị và mức giảm có căn cứ.
Một bản giải trình chỉ nói “kinh doanh khó khăn” nhưng không có báo cáo, hợp đồng bị hủy, dữ liệu sản xuất hoặc bằng chứng sự kiện sẽ khó thuyết phục.
5. Khi nào được xem xét tạm dừng?
Đơn vị gặp khó khăn phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh, dẫn tới không có khả năng đóng, có thể được xem xét tạm dừng tối đa 12 tháng.
Sau thời gian tạm dừng, doanh nghiệp phải tiếp tục đóng và đóng bù số của các tháng tạm dừng. Thời hạn đóng bù chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc tạm dừng; số đóng bù bằng số phải đóng của những tháng đã tạm dừng.
Vì vậy, tạm dừng là giãn dòng tiền, không phải xóa nghĩa vụ. Ngay khi được chấp thuận, tài chính cần lập lịch tiền đóng bù để tránh thiếu thanh khoản ở tháng kết thúc.
6. Bảng so sánh ba cơ chế
| Cơ chế | Bối cảnh chính | Hệ quả tài chính |
|---|---|---|
| Miễn | Giải thể, phá sản theo pháp luật | Có thể được miễn số chưa đóng khi được xem xét |
| Giảm | Khó khăn kinh tế hoặc bất khả kháng | Mức đóng có thể được giảm theo quyết định |
| Tạm dừng | Phải dừng sản xuất, không có khả năng đóng | Hoãn tối đa 12 tháng, sau đó phải đóng bù |
Không dùng lẫn hồ sơ. Doanh nghiệp đang hoạt động yếu nhưng chưa tạm dừng sản xuất không nên mặc định chọn “tạm dừng”; cần xác định đúng cơ chế và điều kiện chi tiết.
7. Hạch toán và kiểm soát công nợ
Quy trình kế toán nên có bốn bước:
- Tính phát sinh theo quỹ lương BHXH đã chốt.
- Ghi nhận khoản phải nộp và đối chiếu với sổ chi phí.
- Theo dõi số đã nộp, chưa nộp, được giảm/miễn hoặc tạm dừng trên từng mã riêng.
- Chỉ điều chỉnh công nợ khi có tài liệu phê duyệt hợp lệ.
Nếu tạm dừng, hệ thống không nên ngừng tính phát sinh. Hãy tiếp tục ghi số nghĩa vụ hoãn để dự báo khoản đóng bù.
8. Hồ sơ nội bộ nên chuẩn bị
- Bảng tính quỹ lương đóng BHXH và kinh phí từng tháng.
- Danh sách người lao động, chứng từ tăng/giảm và điều chỉnh lương.
- Chứng từ đã nộp, biên bản đối chiếu và công văn trao đổi.
- Báo cáo tài chính/quản trị thể hiện khó khăn.
- Quyết định tạm dừng hoạt động, tài liệu bất khả kháng hoặc hồ sơ giải thể/phá sản.
- Đơn đề nghị, quyết định chấp thuận và điều kiện đi kèm.
- Lịch khôi phục đóng và nguồn tiền đóng bù.
9. Những lỗi thường gặp
- Tính 2% trên tổng gross payroll thay vì quỹ lương đóng BHXH bắt buộc.
- Không cập nhật điều chỉnh truy thu BHXH vào cơ sở tính.
- Tự ngừng đóng ngay khi gửi hồ sơ xin tạm dừng.
- Xóa khoản phải trả khi chưa có quyết định miễn.
- Không dự toán tiền đóng bù sau giai đoạn tạm dừng.
- Gộp đoàn phí của đoàn viên và kinh phí của doanh nghiệp vào một tài khoản theo dõi.
Checklist cuối tháng
- Quỹ lương tính kinh phí khớp danh sách BHXH.
- Phát sinh 2% được đối chiếu với sổ và chứng từ nộp.
- Hồ sơ miễn/giảm/tạm dừng có quyết định, không chỉ có đơn gửi.
- Khoản tạm dừng vẫn được theo dõi để đóng bù.
- Điều chỉnh hồi tố có người duyệt và lịch sử rõ ràng.
- Tài chính đã dự báo dòng tiền đến hết kỳ được tạm dừng.
Nguồn chính thức
- Luật Công đoàn số 50/2024/QH15 trên Công báo
- Quy định mới về miễn, giảm, tạm dừng kinh phí công đoàn
- Toàn văn Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15
Đọc tiếp: Bảo hiểm xã hội bắt buộc 2026 và Lương tối thiểu vùng 2026.