Lưu ý pháp lý: Bài viết cập nhật đến ngày 01/08/2026 và dùng để hỗ trợ rà soát ban đầu. Việc tham gia, căn cứ và tỷ lệ đóng phải được xác định theo đúng tư cách, hợp đồng và thu nhập của từng người.
Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và tiếp tục là nền tảng vận hành payroll năm 2026. Thay đổi đáng chú ý là mở rộng diện bảo hiểm bắt buộc, khiến cách quản lý “chỉ nhân viên toàn thời gian mới đóng” không còn phù hợp.
1. Đừng phân loại chỉ bằng tên hợp đồng
Doanh nghiệp cần xem bản chất quan hệ làm việc, thời hạn, tiền lương và quyền quản lý. Đổi tên “hợp đồng lao động” thành “hợp đồng cộng tác viên” không tự loại nghĩa vụ nếu thỏa thuận vẫn thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát.
Một bảng rà soát tốt nên có:
- Loại và thời hạn hợp đồng.
- Ngày bắt đầu/kết thúc, trạng thái tạm hoãn/nghỉ không lương.
- Tiền lương tháng và cách trả.
- Chức danh quản lý, có hay không hưởng lương.
- Quốc tịch, thời hạn giấy phép/hợp đồng đối với người nước ngoài.
- Tư cách chủ hộ kinh doanh và phương pháp nộp thuế.
- Mã BHXH, nơi tham gia và lý do không tham gia nếu có.
2. Lao động bán thời gian
Người làm việc không trọn thời gian thuộc diện bắt buộc khi có tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức làm căn cứ đóng thấp nhất theo quy định. Vì thế, “part-time” không phải một ngoại lệ tự động.
Ví dụ, cửa hàng thuê nhân viên làm 4 giờ/ngày theo hợp đồng 12 tháng, trả lương cố định hằng tháng và quản lý theo ca. Phòng nhân sự phải đối chiếu mức lương và điều kiện luật định, không loại khỏi danh sách chỉ vì số giờ ít hơn nhân viên khác.
Với thu nhập biến động theo ca, cần xác định rõ tiền lương tháng theo hợp đồng, khoản bổ sung và cách xử lý kỳ không làm đủ thời gian.
3. Người quản lý doanh nghiệp
Luật mở rộng chú ý đến người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn và các chức danh quản lý của hợp tác xã, kể cả một số trường hợp không hưởng tiền lương.
Doanh nghiệp nên đối chiếu ba nguồn:
- Giấy chứng nhận đăng ký và dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ, nghị quyết bổ nhiệm và quyết định thù lao/lương.
- Danh sách tham gia BHXH và bảng lương thực tế.
Nếu một giám đốc không nhận lương nhưng vẫn thuộc nhóm tham gia theo luật, việc bảng lương không có tên người đó không phải là căn cứ để bỏ qua. Mức, phương thức đóng của nhóm này cần áp đúng quy định riêng.
4. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký
Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết lộ trình và nhóm chủ hộ kinh doanh đăng ký tham gia bảo hiểm bắt buộc, trước hết gồm chủ hộ của hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai và các nhóm theo lộ trình.
Hộ kinh doanh cần lưu ý:
- Chủ hộ và người lao động là hai tư cách khác nhau.
- Không có bảng lương cho chủ hộ không mặc nhiên nghĩa là không thuộc diện.
- Cần chọn, kê khai mức làm căn cứ đúng giới hạn và thời hạn.
- Khi chuyển phương pháp thuế, chuyển đổi thành doanh nghiệp hoặc đổi chủ, phải rà lại trạng thái tham gia.
Nên đối chiếu thông tin đăng ký kinh doanh, dữ liệu thuế và dữ liệu BHXH để tránh mỗi hệ thống ghi một trạng thái.
5. Người lao động nước ngoài
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên có thể thuộc diện bắt buộc, trừ các trường hợp loại trừ theo luật như di chuyển nội bộ doanh nghiệp, đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hoặc điều ước quốc tế có quy định khác.
Trước khi ký hợp đồng, HR cần kiểm tra:
- Quốc tịch và điều ước có liên quan.
- Hình thức di chuyển nội bộ hay tuyển dụng tại Việt Nam.
- Thời hạn hợp đồng và giấy phép/giấy tờ lao động.
- Tuổi tại ngày ký.
- Cơ chế đóng các quỹ và quyền lợi áp dụng.
Không nên dùng mẫu hợp đồng lao động Việt Nam rồi để đến kỳ lương đầu tiên mới xác định bảo hiểm.
6. Người làm theo hợp đồng ngắn và tên gọi khác
Luật BHXH 2024 tiếp tục dùng tiêu chí bản chất của thỏa thuận lao động. Bộ phận mua hàng thường quản lý freelancer/nhà thầu cá nhân, trong khi HR không nhìn thấy hợp đồng. Đó là một khoảng trống kiểm soát.
Nên thiết lập bước phê duyệt trước khi ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân:
- Công việc có được quản lý theo giờ, ca và địa điểm không?
- Cá nhân có chịu điều hành, đánh giá như nhân viên không?
- Khoản chi là kết quả dịch vụ độc lập hay tiền lương định kỳ?
- Có công cụ, email, chức danh và quyền truy cập như nhân sự nội bộ không?
Nếu có nhiều dấu hiệu quan hệ lao động, chuyển HR/pháp chế đánh giá trước khi thanh toán.
7. Cách xử lý tháng nghỉ, tạm hoãn hoặc không làm việc
Không thể áp một quy tắc “nghỉ 14 ngày là không đóng” cho mọi nhóm và mọi chế độ. Cần ghi rõ:
- Lý do nghỉ: ốm đau, thai sản, không lương, tạm hoãn hay chấm dứt.
- Số ngày làm việc/không hưởng lương theo quy định.
- Từng quỹ bảo hiểm bị ảnh hưởng.
- Trạng thái tăng/giảm và thời điểm báo cơ quan BHXH.
Payroll nên nhận dữ liệu nghỉ đã phê duyệt từ hệ thống chấm công, không điều chỉnh bằng file riêng không có dấu vết.
8. Quy trình rà soát liên phòng ban
- HR xuất toàn bộ người có hợp đồng, quyết định bổ nhiệm hoặc tài khoản nội bộ.
- Kế toán xuất mọi cá nhân nhận tiền định kỳ trong 6 tháng.
- Pháp chế xuất người quản lý, chủ hộ và người đại diện theo hồ sơ pháp lý.
- Đối chiếu ba danh sách để tìm người chỉ xuất hiện ở một hoặc hai nguồn.
- Phân loại theo điều kiện pháp luật và ghi căn cứ kết luận.
- Tính truy thu/điều chỉnh nếu phát hiện thiếu; làm việc với cơ quan BHXH khi cần.
- Tạo kiểm soát tự động cho người mới, thay đổi hợp đồng và chấm dứt.
9. Ví dụ kiểm soát dữ liệu payroll
Một công ty có 80 người trong HR, 77 người trên danh sách đóng và 86 cá nhân nhận chi phí “nhân công” trong kế toán. Không nên chỉ hỏi vì sao thiếu 3 người đóng. Phải phân tích cả 9 người ngoài HR:
- Có thể là nhà cung cấp dịch vụ độc lập hợp lệ.
- Có thể là ứng viên được hoàn chi phí.
- Cũng có thể là cộng tác viên đang làm như nhân viên nhưng bị bỏ khỏi quy trình HR.
Đối chiếu theo mã định danh thay vì tên giúp tránh trùng tên và tên viết khác dấu.
Checklist chốt danh sách tham gia
- Có danh sách lao động part-time và mức lương tháng.
- Đã rà người quản lý có và không hưởng lương.
- Chủ hộ kinh doanh được xác định đúng lộ trình, phương pháp thuế.
- Người nước ngoài có hồ sơ về hợp đồng, tuổi và ngoại lệ.
- Hợp đồng dịch vụ cá nhân đã được kiểm tra bản chất.
- Dữ liệu HR, kế toán, đăng ký doanh nghiệp và BHXH đã đối chiếu.
- Trạng thái nghỉ/tạm hoãn có căn cứ và lịch sử phê duyệt.
Nguồn chính thức
- Toàn văn Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15
- 14 nội dung mới trọng tâm của Luật Bảo hiểm xã hội 2024
- Toàn văn Nghị định 158/2025/NĐ-CP về BHXH bắt buộc
Đọc tiếp: Lương tối thiểu vùng 2026 và Bảo hiểm thất nghiệp 2026.