Lưu ý pháp lý: Bài viết cập nhật đến ngày 01/08/2026, tập trung vào trách nhiệm vận hành của người sử dụng lao động. Điều kiện hưởng của từng người cần được cơ quan có thẩm quyền giải quyết trên hồ sơ thực tế.
Luật Việc làm số 74/2025/QH15 và Nghị định 374/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Ngoài trợ cấp cho người mất việc, chính sách bảo hiểm thất nghiệp còn liên quan trực tiếp đến payroll, dữ liệu đóng, chấm dứt hợp đồng, hỗ trợ đào tạo và cơ chế giảm phần đóng của doanh nghiệp trong một trường hợp cụ thể.
1. Mức đóng cơ bản
Theo thông tin hướng dẫn Nghị định 374/2025:
- Người lao động đóng 1% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHTN.
- Người sử dụng lao động đóng 1% quỹ tiền lương tháng của những người tham gia.
- Với doanh nghiệp, phần đóng của người sử dụng lao động được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Danh sách và quỹ lương BHTN cần được đối chiếu với BHXH nhưng không nên giả định mọi quỹ có phạm vi, sàn và trần giống hệt nhau.
2. Giảm phần đóng khi tuyển mới người lao động khuyết tật
Nghị định 374/2025 có cơ chế: người sử dụng lao động tuyển mới và sử dụng người lao động là người khuyết tật được giảm phần trách nhiệm đóng BHTN từ 1% xuống 0% cho người đó trong thời gian làm việc, tối đa 12 tháng đầu kể từ khi tuyển mới.
Để thực hiện, đơn vị phải đăng ký tham gia BHTN và gửi bản sao giấy xác nhận khuyết tật của từng người lao động. Doanh nghiệp nên quản lý:
- Ngày tuyển mới và ngày bắt đầu tham gia.
- Hồ sơ xác nhận hợp lệ.
- Khoảng thời gian đủ điều kiện còn lại.
- Mã miễn/giảm trên payroll và bằng chứng đã gửi.
- Ngày tự động trở lại mức đóng thông thường.
Không nên áp 0% trước khi hoàn tất điều kiện và hồ sơ. Hệ thống cần cảnh báo tháng thứ 13 để tránh tiếp tục giảm sai.
3. Dữ liệu sáu tháng đóng quyết định mức hưởng
Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng được tính bằng 60% bình quân tiền lương của 6 tháng liền kề có đóng BHTN trước khi thất nghiệp, không vượt quá 5 lần mức lương tối thiểu vùng đã đóng tại thời điểm chấm dứt hợp đồng.
Nếu các tháng cuối bị gián đoạn đóng, dùng bình quân 6 tháng có đóng trước khi chấm dứt. Điều này khiến dữ liệu lịch sử rất quan trọng: sai một tháng lương, vùng hoặc trạng thái đóng có thể ảnh hưởng trực tiếp quyền lợi người lao động.
Ví dụ, sáu tháng có đóng gần nhất đều là 12 triệu đồng thì mức hưởng theo công thức là:
12.000.000 × 60% = 7.200.000 đồng/tháng
Sau đó còn phải kiểm tra giới hạn 5 lần lương tối thiểu vùng và các điều kiện khác. Doanh nghiệp không phải cơ quan ra quyết định hưởng, nhưng phải cung cấp dữ liệu chấm dứt và quá trình đóng chính xác.
4. Quy trình offboarding cần thay đổi
Một checklist nghỉ việc đầy đủ nên nối HR, payroll và pháp chế:
- Xác nhận căn cứ, ngày hiệu lực chấm dứt và ngày làm việc cuối.
- Chốt tiền lương, phép, bồi thường/trợ cấp và các khoản khấu trừ.
- Báo giảm bảo hiểm đúng kỳ, tránh tạo tháng đóng thừa hoặc thiếu.
- Kiểm tra 6 tháng lương BHTN gần nhất và các tháng gián đoạn.
- Trả/xác nhận hồ sơ và cung cấp thông tin để người lao động làm thủ tục.
- Lưu bằng chứng đã giao quyết định, thanh toán và hoàn thành thủ tục.
Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc mất khả năng đóng, Nghị định mới làm rõ thêm một số tình huống để bảo vệ việc xác định người lao động đang tham gia. Tuy nhiên, điều đó không miễn trách nhiệm quản lý và cung cấp hồ sơ của doanh nghiệp.
5. Tránh sai ngày chấm dứt
Ba ngày thường bị nhập lẫn:
- Ngày ký quyết định.
- Ngày làm việc cuối cùng.
- Ngày hợp đồng chấm dứt có hiệu lực.
Hệ thống bảo hiểm và hồ sơ trợ cấp cần ngày pháp lý chính xác. Nếu quyết định ký ngày 20 nhưng hợp đồng hết ngày 31, không nên báo giảm theo ngày 20 chỉ vì đó là ngày tạo văn bản.
Những tháng nghỉ ốm, thai sản, không lương hoặc tạm hoãn từ ngưỡng ngày theo quy định cũng cần mã trạng thái riêng để xác định quá trình đóng.
6. Hỗ trợ đào tạo để duy trì việc làm
BHTN không chỉ chi trợ cấp thất nghiệp. Chính sách còn có nội dung hỗ trợ tư vấn, giới thiệu việc làm, đào tạo và duy trì việc làm. Khi doanh nghiệp gặp thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, nên đánh giá sớm khả năng sử dụng hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng thay vì chờ sau khi cho thôi việc.
Hồ sơ quản trị cần nêu:
- Nguy cơ giảm việc làm và nhóm lao động bị ảnh hưởng.
- Kỹ năng hiện tại, kỹ năng cần đào tạo và vị trí sau đào tạo.
- Kế hoạch, chi phí, nhà cung cấp và cách đánh giá kết quả.
- Cam kết duy trì việc làm và bằng chứng thực hiện.
Không ghi khóa học chung chung; mục tiêu phải liên kết với vị trí và khả năng tiếp tục sử dụng lao động.
7. Kiểm soát payroll hằng tháng
| Kiểm soát | Mục đích |
|---|---|
| Đối chiếu HR–payroll–bảo hiểm | Không bỏ sót/ngừng sai người tham gia |
| Kiểm tra quỹ lương BHTN | Tính đúng 1% của hai bên |
| Theo dõi miễn giảm 12 tháng | Không áp quá hạn cho lao động khuyết tật |
| Gắn địa bàn làm việc | Dùng đúng mức vùng khi cần xác định giới hạn |
| Khóa lịch sử | Không ghi đè sáu tháng làm căn cứ hưởng |
| Đối chiếu thanh toán | Số khai, sổ phải trả và tiền nộp thống nhất |
8. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều địa điểm
Người lao động có thể chuyển giữa chi nhánh ở các vùng khác nhau. Hồ sơ điều chuyển cần có ngày hiệu lực, nơi làm việc và cách cập nhật payroll. Khi nghỉ việc, thông tin mức lương tối thiểu vùng đã đóng tại thời điểm chấm dứt có thể liên quan đến giới hạn trợ cấp.
Không nên lưu vùng duy nhất ở hồ sơ công ty; hãy lưu theo nhân viên và theo hiệu lực thời gian để truy xuất lịch sử.
9. Những lỗi thường gặp
- HR chấm dứt trên phần mềm nhưng payroll không nhận sự kiện.
- Báo giảm theo ngày ký quyết định thay vì ngày hiệu lực.
- Ghi đè lương cũ sau khi điều chỉnh hồi tố, làm mất dấu 6 tháng.
- Áp giảm 0% cho lao động khuyết tật quá 12 tháng hoặc thiếu hồ sơ.
- Không gắn vùng theo địa điểm làm việc.
- Số đóng trong tờ khai, sổ kế toán và chứng từ ngân hàng lệch nhau.
- Chỉ hướng dẫn miệng khi nghỉ việc, không có bằng chứng đã bàn giao hồ sơ.
Checklist thực hiện
- Danh sách BHTN khớp người lao động thuộc phạm vi.
- Quỹ lương và phần 1% của mỗi bên được đối chiếu.
- Trường hợp giảm đóng có hồ sơ và ngày hết hạn tự động.
- Lịch sử lương, tháng gián đoạn và vùng được giữ theo thời gian.
- Checklist nghỉ việc xác nhận đúng ngày chấm dứt.
- Đã đánh giá hỗ trợ đào tạo trước phương án giảm lao động.
- Người lao động nhận đủ hồ sơ và có bằng chứng bàn giao.
Nguồn chính thức
- Toàn văn Luật Việc làm số 74/2025/QH15
- Những điểm mới của Nghị định 374/2025/NĐ-CP
- Cách tính mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng
- Các trường hợp chấm dứt hưởng trợ cấp từ 01/01/2026
Đọc tiếp: Lương tối thiểu vùng 2026 và Bảo hiểm xã hội bắt buộc 2026.