Tồn kho là tiền của bạn đang nằm im trên kệ. Quản lý kém một chút là vốn chết, hàng hết hạn, thất thoát không ai biết. Dưới đây là 7 nguyên tắc đã được kiểm chứng ở hàng nghìn cửa hàng.
1. Một mã hàng — một sự thật
Mỗi sản phẩm phải có một mã SKU duy nhất dùng thống nhất từ lúc nhập đến lúc bán. Tránh tình trạng cùng một món mà sổ nhập gọi tên này, máy bán hàng gọi tên khác — nguồn gốc của 80% sai lệch tồn kho.
2. Ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh
Nhập hàng ghi ngay khi nhận, bán hàng trừ kho ngay khi xuất. Để “cuối ngày gộp lại ghi một thể” là tự tạo khoảng mù — hàng mất trong khoảng đó không bao giờ truy được.
3. Kiểm kê định kỳ, kiểm xoay vòng
Không cần đóng cửa kiểm cả kho mỗi tháng. Áp dụng kiểm kê xoay vòng (cycle count): mỗi tuần kiểm một nhóm hàng, ưu tiên nhóm giá trị cao hoặc dễ thất thoát. Một năm mỗi mặt hàng được kiểm ít nhất 4–6 lần.
4. Phân loại ABC
- Nhóm A (~20% mặt hàng, ~80% giá trị): theo dõi sát, kiểm thường xuyên.
- Nhóm B: theo dõi vừa.
- Nhóm C (hàng lặt vặt): nới lỏng, đừng tốn công bằng nhóm A.
5. Đặt điểm đặt hàng lại (reorder point)
Với mỗi mặt hàng chạy, xác định: bán trung bình bao nhiêu/ngày × số ngày chờ hàng về + lượng đệm an toàn. Tồn chạm mức đó là đặt thêm — không chờ “hết mới gọi” và cũng không ôm hàng theo cảm tính.
6. Nhập trước — xuất trước (FIFO)
Đặc biệt với hàng có hạn dùng: lô nhập trước phải bán trước. Sắp kệ theo nguyên tắc hàng mới đẩy vào trong, hàng cũ kéo ra ngoài.
7. Đối chiếu tồn sổ sách với tồn thực tế — và truy nguyên nhân
Chênh lệch kiểm kê không chỉ để “điều chỉnh cho khớp” — phải hỏi vì sao: hao hụt tự nhiên, nhầm khi bán, hay thất thoát? Không truy nguyên nhân thì tháng sau chênh tiếp.
Phần mềm giúp gì được?
Cả 7 nguyên tắc trên đều làm được bằng sổ + Excel — nhưng tốn người và dễ vỡ khi quy mô tăng. Một hệ thống như KétViệt tự động: trừ kho theo thời gian thực khi bán, cảnh báo điểm đặt hàng lại, ghi vết mọi phiếu nhập xuất để truy ngược thất thoát.